A Luau Accommodation é uma hospedagem especializada em estudantes internacionais, localizada no centro de Auckland, Nova Zelândia. Fundada em 2009 por Luciana Ramos, uma brasileira que chegou à Nova Zelândia em 2008, a Luau nasceu com uma proposta clara: ser o primeiro lar do estudante em terras kiwis, unindo o acolhimento brasileiro à eficiência neozelandesa.

Com quatro unidades no coração de Auckland, a poucos minutos das principais escolas de inglês, a Luau atende estudantes de intercâmbio de todo o mundo há mais de 17 anos, sem jamais registrar um double booking sequer.

Desafio

Apesar da experiência acumulada, a operação inteira da Luau dependia de planilhas e do Trello. Cada reserva era registrada manualmente,  cada documento era elaborado um a um, cada e-mail era enviado manualmente. Quando um hóspede chegava, a equipe precisava garimpar informações em diferentes ferramentas para entender o histórico completo daquela pessoa.

Sem uma visão centralizada da ocupação, qualquer distração podia resultar em uma reserva duplicada. Sem automação, tarefas simples consumiam um tempo que poderia ser dedicado ao atendimento. E sem um sistema que crescesse junto com o negócio, escalar se tornava cada vez mais difícil.

"A probabilidade de erro era muito grande. Era difícil de visualizar o negócio e era muito mais fácil cometer erros." 

Luciana Ramos, Founder & CEO da Luau Accommodation

Solução

A App Masters desenvolveu uma plataforma de gestão de hospedagem sob medida para a Luau, cobrindo toda a operação em um único sistema. A solução foi estruturada em duas frentes: um painel administrativo completo para a equipe interna e fluxos externos para agências parceiras e hóspedes, acessíveis de qualquer dispositivo, sem necessidade de instalação.

Funcionalidades principais

Dashboard operacional: Visão em tempo real das novas reservas, próximos check-ins, próximos check-outs e taxa de ocupação por unidade, tudo na tela inicial, assim que o sistema é aberto.

Agenda visual de ocupação: Calendário que mostra a alocação de cada cama por período, com ações rápidas. O sistema valida conflitos automaticamente, bloqueando sobreposições de datas e incompatibilidades de gênero no quarto antes mesmo de salvar.

Ciclo completo de reservas: Da solicitação ao check-out, cada etapa tem seu status próprio; nova solicitação, confirmação interna, fatura enviada, pagamento confirmado, contrato assinado, check-in, check-out e cancelamento. O sistema acompanha e registra cada transição automaticamente.

Fluxo para agências parceiras: Cada agência parceira recebe um link exclusivo para consultar disponibilidade e encaminhar solicitações de reserva. O hóspede preenche o formulário público, e os dados já entram direto no sistema, sem digitação duplicada pela equipe.

Geração e envio de documentos: Contratos, termos de aceite e informações de chegada são gerados automaticamente com os dados da reserva e enviados com um único clique. O hóspede assina digitalmente, e o sistema registra o aceite.

Comunicações automáticas: E-mails disparados em cada momento da jornada: confirmação de solicitação, envio de fatura, confirmação de pagamento, contrato, check-in e pesquisa de satisfação pós-estadia, sem nenhuma ação manual da equipe.

Histórico completo do hóspede: Cada hóspede tem um perfil com dados pessoais, passaporte, escola, contato de emergência e uma linha do tempo com todos os eventos da sua passagem pela Luau.

Pesquisa de satisfação: Formulário enviado automaticamente após o check-out, coletando avaliações sobre recepção, organização, limpeza e atendimento. As respostas ficam disponíveis em painel administrativo para acompanhamento da equipe.